مساعد إداري / سكرتير

– صياغة وتحرير وإنهاء المراسلات الرسمية والمذكرات والتقارير باللغتين العربية والإنجليزية لوزارة الشؤون البلدية والقروية والإسكان والجهات ذات الصلة.
– إعداد وتنسيق وتحديث العروض التقديمية والملخصات الإدارية ولوحات المعلومات وتقارير المشروع الدورية للاجتماعات الداخلية والخارجية.
– إدارة تقاويم المسؤولين التنفيذيين وجدولة المواعيد وتنسيق الاجتماعات والفعاليات وتنظيم الخدمات اللوجستية مع مسؤولي الوزارة وفرق المشروع.
– إعداد محاضر الاجتماعات وتعميم نقاط العمل وتتبع متابعتها وإغلاقها في الوقت المناسب.
– مراقبة الوثائق وإدارة السجلات: التسجيل والتتبع والأرشفة والاسترجاع والتعامل الآمن مع الملفات السرية (إلكترونية وورقية).
– الحفاظ على أنظمة حفظ منظمة وضمان الأرشفة الدقيقة لجميع وثائق المشروع.
– تتبع التقديمات والموافقات وأوامر العمل والتجديدات المتعلقة بالأصول البلدية ومتابعة الحالة.
– التواصل وتدفق المعلومات بين الأقسام وفرق المشروع وأصحاب المصلحة الخارجيين.
– دعم العمليات المكتبية اليومية والمهام الإدارية لضمان سير العمل بكفاءة وإنجاز المخرجات في الوقت المناسب.
– الحفاظ على المعايير المهنية والسرية والاهتمام الدقيق بالتفاصيل في جميع الاتصالات والوثائق.